«La réunionite est un terme péjoratif qui en théorie des organisations et en gestion des ressources humaines, désigne le fait d’organiser de trop nombreuses réunions de travail, causant ainsi une perte d’efficacité de l’entreprise, car prenant sur le temps de travail effectif des personnes». La définition délivrée par le site Wikipédia est claire. A en voir le vocable et la définition, cet état est assimilé à une pathologie. Son impact négatif sur les tâches a été formalisé. Bien des responsables justifient, en effet, leur travail à travers les réunions.
Alors que la réunion est un outil clé du management, son excès devient l’ennemi numéro 1 de la productivité.
Conférence, séminaire, brainstorming, débriefing sont autant de termes qui renvoient aux rencontres professionnelles. Les salariés conviés à y assister s’affairent à être prêts pour ces moments sans trop de conviction parfois. Car il est clair si les «conférences call» sont indispensables dans le cas où les personnes concernées ne se trouvent pas sur le même lieu géographique, il est sûr que ce genre de techniques n’est pas de grande efficacité car elles n’incluent pas tous les sens.
Comment prendre une décision importante sachant que nous n’avons pas tous les éléments concernant la situation des autres parties ni sur le plan émotionnel ni sur le plan purement environnemental ?
La question paraît peut-être anodine mais elle peut s’avérer lourde de conséquences quand une décision est prise sous l’effet de la colère ou la précipitation car d’autres urgences demeurent en suspens pendant ce temps. Au Maroc, le modèle s’est fortement apparenté à celui de la France laissant présager la même dose de rencontres entre les salariés avec leur hiérarchie. Didier Noyé, consultant et auteur de l’ouvrage «Réunionite : guide de survie», en connaît un rayon ! Il décrit, non sans humour d’ailleurs, comment les réunions qui n’ont aucune structure peuvent créer des troubles, des affrontements et alimenter le doute dans les esprits. L’expert en la matière confiera au Figaro qu’ «avec le système des 35 heures en France, le phénomène s’est amélioré». Didier Noye révèle aussi, à travers le tabloïd, que «les grandes organisations ont adopté un fonctionnement matriciel et le management par projet. Résultat: une multiplication des réunions interservices, transversales. Les gens sont donc toujours débordés par toutes sortes de rencontres pas forcément efficaces».
Tout compte fait, les recommandations convergent dans la sélection des sujets à aborder pour optimiser les réunions. Certains même préfèrent adopter le management individualisé qui permet de fixer les esprits et débattre des sujets les plus sensibles avec plus de discrétion et donc de sérénité… Le bon manager saura faire le bon dosage.
Conseils pratiques… 5 astuces pour faire de la réunion un point fort – Définir le but de la réunion Eviter le partage d’informations, d’idées, prises de décision, échanges informels. Réduire le nombre de personnes avec un maximum de 10. – Prendre exemple sur les Anglo-Saxons Aucun retard n’est toléré. Prévoir un ordre du jour et les prochaines réunions pour prendre des décisions sur la base des synthèses. – Dix minutes, sans chaises… La méthode «scrum» (terme anglophone emprunté au rugby, signifiant «mêlée») induit implicitement un regroupement d’une équipe, un court instant, vers un objectif commun. Il s’agit autrement dit de réunions de 10 minutes debout qui permet de mettre au courant tout le monde. – … ou 48 heures enfermés dans une salle A l’inverse certains patrons décident d’organiser des réunions qui peuvent aller jusqu’à 48h. « Au menu, une salle avec des poufs, des fauteuils, des tables hautes, où l’on peut assembler des Lego, écrire sur les murs et commander des pizzas. Bref, où tout est possible. Tel est le concept des «creativ labs», ces salles de réunions expérimentées dans les Bell Labs, l’entité de recherche d’Alcatel-Lucent », relèvent les experts du domaine. Le but étant de s’affranchir de toute barrière pour stimuler la créativité. – Respecter l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée Nombre d’entreprises ont établi cette règle. Les réunions ont lieu entre midi et 14 heures pour ne pas empiéter sur le business ni sur la vie privée. |
